Dein Einfluss bei der Submission als Bauherr oder Immobilieninvestor ist begrenzt. Wie kann ich als Bauherr und Immobilieninvestor den grösstmöglichen Einfluss nehmen, um sicherzustellen, dass ich einen guten Preis mit der definierten Qualität bekomme? Im heutigen Blog Beitrag erkläre ich welche Fragen man stellen muss und wie man bei einem Immobilienprojekt ein perfektes Preis-Leistungs-Verhältnis erreicht.
Submissions Prozess Übersicht
Der Prozess beginnt damit die Grundlagen zur Submission zu erarbeiten. Das ist in der Regel die Aufgabe des Architekten und des Fachplanerteams, welche diese Grundlagen aufbereiten müssen.
Der nächste Schritt ist die Prüfung vor der Einreichung, alle Dokumente müssen kongruent sein. Beim dritten Schritt werden die Submission Grundlagen versendet. Wenn die Angebote vorliegen kommt der vierte Schritt, dabei werden die Angebote konkret verglichen. Der fünfte Schritt sind, die Vergabegespräche und als sechster und letzter Schritt werden die Vergabeanträge erstellt.
1. Submission Grundlagen
In der Regel hat man das Vorprojekt bereits abgeschlossen. Mit dem Bauprojekt beginnt die eigentliche Arbeit für die Submissions Vorbereitung. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, muss das gesamte Bauprojekt noch einmal durchgegangen und diese Phase schriftlich freigegeben werden. Diese Überprüfungen müssen im Projektpflichtenheft, im Projekthandbuch, in den Investitionsanträgen, einfach in allen Vorgaben, welche gemacht worden sind, durchgeführt werden. Nicht nur dem Material, sondern auch den Leitungsanschlüssen, ausbaubaren Optionen für den Mieter, Gewerbeeinheiten etc. gilt es Beachtung zu schenken. Bei dieser Prüfung wirst du feststellen, dass nicht alle Themen in den Plänen, in der Baubeschreibung, in den Konzepten, in den Nutzungsvereinbarungen, in den Protokollen enthalten sind. Ich habe noch nie erlebt, dass das Bauprojekt im ersten Schritt perfekt war. Deshalb erstelle ich immer eine Vorbehaltsliste. Diese Vorbehaltsliste kommt dann zum unterschriebenen Bauprojekt. Und in der Regel wird die Submissionsphase mit dem Bauprojekt, den Notizen und den Vorbehalten freigegeben. Diese Vorbehalte müssen dann in der nächsten Phase in die Pläne und Unterlagen eingearbeitet werden, damit man die endgültige Submissionsgrundlagen hat.
Was kann man als Bauherr tun? Du kannst die Einreichplanung sauber abnehmen und kontrollieren, ob alle Wünsche eingearbeitet sind. Dann machst du eine Liste, auf der ersichtlich ist, was alles noch nicht in Ordnung ist und gibst diese Phase frei.
2. Submission Überprüfung
Der zweite Schritt der Submission ist, dass man darauf achtet, dass die Unterlagen kongruent, also deckungsgleich sind. Das heisst, alles, was in den Plänen drin ist, muss auch im Baubeschrieb drin sein. Im Baubeschrieb, dem BKP, muss in der Kostenschätzung dieses Bauteil auch so beschrieben sein. Um die Deckungsgleichheit des Bauvorhabens zu prüfen und sicherzustellen, kannst du das durch dein Team, deine GU, deine TU, deine GP oder eben einzelne Architekten laufen lassen. Dann bist du sicher, dass du das Bestmögliche getan hast, um diese Submission Grundlagen zu erstellen und diesen Schritt abzuschliessen. Für die Überprüfung ist zusätzlich noch wichtig, diese mit dem Vieraugenprinzip durchzuführen, dies kann sehr relevant sein, damit keine Mehrkosten entstehen. Als Tipp noch, das musst du als Bauherr oder Immobilieninvestor nicht selber machen, dafür gibt es Spezialisten, wie wir als Bauherrenvertreter, die dir diese Arbeit abnehmen.
3. Submission Versand
Kommen wir zum dritten Schritt, die Submissions Grundlagen verwenden. Hört sich einfach an, ist es aber nicht. Zuerst, bevor dieser Schritt gemacht werden kann, muss eine Einreichungsliste erstellt werden. Es muss definiert werden, an wen diese Submissions Grundlagen verschickt wurden, um eine Präqualifikation zu haben und welche Unternehmen deinen Qualitätsanforderungen entsprechen. Diese Liste wird dann verabschiedet. Danach wird begonnen die Unternehmen anzufragen und zwar mit ausreichendem Vorlauf. Es darf nicht sein, dass eine gute Firma, in den nächsten zwei, drei Wochen überhaupt keine Zeit hat, ein Angebot zu kalkulieren. Deshalb sollten sie ein oder zwei Monate vorher Bescheid bekommen, damit sie sich diese Zeit freihalten oder sich auch organisieren können, um ein gutes Angebot rechnen zu können. Eine Submission zu rechnen ist auch sehr zeitaufwendig und für gute Lösungen und gute Ansätze braucht man einfach Zeit und meistens sind die Unternehmen auch bereit, das zu machen. Als Bauherr oder Investor musst du sicherstellen, dass das Management, GU oder TU diese Unternehmer frühzeitig informiert. Dann steht dem Versand nichts mehr im Weg und anschliessend gilt es abzuwarten.
4. Submission Angebotsvergleich
Die Offerten trudeln, spätestens zum Zeitpunkt, den du angegeben hast, ein. Danach beginnt die Arbeit die Angebote zu vergleichen. Es reicht nicht, wenn das Management einfach die gesamte Submission vergleicht, sondern es müssen alle Positionen einzeln verglichen werden, weil nur so findest du die relevanten Unterschiede und auch vielleicht Fehler in der Submission. Wenn Preise in einzelnen Arbeitsstunden der einzelnen Aufgaben oder die Gerätelieferung zu hoch ist, merkst du, dass irgendetwas nicht stimmt. Diese Informationen benötigst du für das Vergabegespräch, um herauszufinden, ob da noch irgendwo ein Missverständnis vorliegt. Als Bauherr oder Investor solltest du sicherstellen, dass die Angebotsvergleiche in der erforderlichen Tiefe geprüft werden. Wenn die Angebotsvergleiche vorliegen, lass diese dir erklären. Du hast als Bauherr ein Recht darauf, dass sie so aufbereitet und erklärt werden, dass sie für dich verständlich sind.
5. Submission Vergabegespräche
In der Regel lädt man die ersten 3 bis 4 Unternehmen in der Submission zu einem Gespräch ein. Das Vergabegespräch muss sehr strukturiert sein. In der Einladung muss klar sein, wie viel Zeit ihnen zur Verfügung steht. Klassisch werden zunächst die Anwesenden und das Unternehmen kurz vorgestellt, maximal zehn Minuten und dann geht man zum Vergabegespräch über. Bei diesem Gespräch ist es eminent wichtig, Schlüsselpersonen, Nachlässe, Anzahlungen, Gewährleistungen, Garantien, etc. noch einmal abzufragen. Auch zur Sicherheit, sich nochmals bestätigen zu lassen, dass die Massenauszüge stimmen, die ganzen Steuerklauseln besprochen werden, usw. Es muss auch geklärt werden welches Anschauungsmaterial man zur Verfügung hat und was bei Verzug zu bezahlen ist. All das muss man strukturiert in den Vergabegesprächen abholen und im Gesprächsprotokoll festhalten. Wenn das richtig gemacht wird, erspart man sich enorm viel Energie und Nachträge, weil in diesen Gesprächsprotokollen sehr viele Themen, die kommen könnten, vom Tisch gefegt werden. Deshalb ist dieser fünfte Schritt der Submission ganz wichtig und nimm dir hierfür die nötige Zeit.
6. Submission Vergabeanträge
Nach den Vergabegesprächen, kommen die Vergabeanträge. Wie kann ich bei einer Submission einen Vergabeantrag formulieren und an wen werde ich diese Vergabe machen? Auch das ist in der Regel die Aufgabe des Managements, GU oder TU’s. Nicht zu vergessen, es müssen auch alle Absagen auf diese Vergabe oder auf diesen Antrag auf Vergabe vorhanden sein. Denn es ist manchmal wichtig, im Nachhinein zu ermitteln, wer hat mit diesen Angeboten rechnen können und wo sind sie alle versandet und was war der Grund für die Absagen. Dies ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit auch im politischen Umfeld, dass man da sagen kann, wer hat mit was rechnen können.
Das waren die wichtigsten Punkte die ich dir mit auf den Weg gegeben habe, wie du als Bauherr oder Immobilieninvestor diesen Prozess Submission am besten steuern kannst. Es ist nicht deine Aufgabe die Submissionen zu machen, sondern lediglich den Prozess sicherzustellen.
Ich hoffe, ich konnte dir eine gute Übersicht zum Thema Submission geben. Falls es dir gefallen hat, hinterlasse mir doch egal auf welchem Portal eine Bewertung und Teile diesen Beitrag damit auch weitere Personen von diesem KnowHow profitieren können. Solltest du noch eine Frage zu einem anderen Thema haben, hinterlasse mir gerne ein Feedback in den Kommentaren, dann können wir gezielt auf deine Frage eingehen.
