Projektstart – ein Projekt beginnt

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Wie beginne ich ein neues Projekt und was muss ich beim Projektstart beachten, das ist das Thema zum heutigen Blog. Mein Team und ich werden oft zu Bauprojekten eingeladen, um in einer späteren Phase als Bauherrenvertreter tätig zu werden. Es ist also ganz klar, dass das Projekt dort schon sehr, sehr schwierig ist. Wenn wir als Bauherrenvertreter von Anfang an dabei sind, können wir ein Immobilienprojekt bereits beim Projektstart in die richtigen Bahnen lenken.

 

Klassisches Projektmanagement

 

Projektstart

In der Projektstart-Phase wird das Projekt definiert und gestartet. Die Ziele, der Umfang, die ganzen Stakeholder und natürlich auch die Rahmenbedingungen werden hier festgelegt. Natürlich wird in dieser ersten Phase auch die Projektorganisation gebildet. Ein Projektleiter muss bestimmt werden und natürlich auch mit den nötigen Ressourcen ausgestattet werden, um ein Projekt zu starten. Es klingt sehr einfach und simpel, aber hier liegt der erste entscheidende Punkt. Es muss eine verantwortliche Person geben. Jemand muss das Projekt führen, es vorantreiben und auch mit diesem Status definiert werden. Sonst wird dieses Projekt nicht in der Tiefe bearbeitet und bekommt auch nicht die nötige Priorität.

Wir leben in einem Markt, wo es sehr, sehr viele Aufträge gibt. Und wenn sich nicht explizit jemand verantwortlich fühlt für dieses Projekt, dann fällt es zwischen Stühle und Bänke und wird einfach nicht korrekt bearbeitet. Die Projektorganisation ist ganz, ganz wichtig.

Projektplanung

Nach dem Projektstart kommt die Projektplanung. Wie definiere ich ein Projekt? Was sind die Projektziele? Wie gehe ich Schritt für Schritt vor? In dieser Phase wird ein detaillierter Projektplan erstellt. Man fängt mit groben Meilensteinen an und geht dann in die Tiefe. Es ist wichtig, dass diese Meilensteine gesetzt werden, denn auf dem Weg, den ein Projekt in zwei, drei Jahren gehen kann, können sehr viele Themen auftauchen. Es wird viele Stolpersteine in einem Projekt geben.

Der Kurs des Qualitätsmanagement (QM) muss auch schon am Anfang definiert werden.  Es gilt das Terminprogramm so zu erstellen, dass auch in Bezug auf den QM Kurs, zu überlegen ist, wo die grössten Risiken sind. Denn nur so kann man wirklich ein Projekt führen und dann geht es um die Umsetzung. Hier verweise ich auf einen anderen Podcast oder Beitrag. Da geht es um Projektpflichtenheft und Projekthandbuch. Und da erfährt man alles, wie man ein Projekt richtig und gut definiert.

Projektdurchführung

Ganz klassisch In dieser Phase werden die Projektpläne festgelegt, die Aufgaben definiert, die Teammitglieder erweitert, sie müssen die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen und natürlich musst du als Projektleiter oder Bauherr den Fortschritt überwachen. Wenn Probleme auftreten, müssen diese erkannt werden, damit sie gelöst werden können. Denn wenn du nicht weisst, was das Problem ist, wirst du auch keine Lösung finden. Der Fortschritt ist einfach immer wieder zu überwachen und zu hinterfragen. Eventuelle Kurskorrekturen sind einzuleiten und so wirst du in diesem klassischen Projektmanagement auch die Umsetzung hinbekommen.

Projektmonitoring

Dann, was ich auch noch erwähnen möchte, ist das Projektmonitoring. Während des gesamten Projektes ist der Fortschritt immer zu überwachen, auch zu kontrollieren und die Verantwortlichkeiten sind festzulegen. Das heisst nicht, dass du alles selber machen musst. Das kannst du nicht, wenn du nicht mehr Ressourcen zur Verfügung hast oder mehrere Personen, die diese Projekt- oder Bauherrenvertretung übernehmen. Denn das ist bei manchen Projekten ein Vollzeitjob und deshalb ist es auch wichtig, delegieren zu können. Wichtig wäre, dass man ein Feedback bekommt und das natürlich so einarbeiten kann. Dann müssen Abweichungen korrigiert werden und so kannst du eine gute und einfache Projektüberwachung und Verbesserung machen.

Projektabschluss

Am Ende des klassischen Projektmanagements kommt die Projektabschluss-Phase. Hier werden die Ergebnisse überprüft. Die Projektdokumentation muss fertiggestellt, geprüft und dann abgelegt werden. Der Projektabschluss kann sehr anstrengend sein. Viele Projektbeteiligte sind bereits in einem neuen Projekt. Der Fokus ist nicht mehr nur auf diesem Projekt. Da hilft leider nur: Dranbleiben, dranbleiben und dranbleiben. Wirklich einfach einfordern und schauen, dass die Unterlagen gesichtet und in der gewünschten Qualität sortiert werden. Es gibt einen Trick, formuliere in den Werkverträgen so, dass du die Schlusszahlung erst dann tätigst, wenn die Projektdokumentation korrekt vorliegt. Das gibt dir die rechtliche Möglichkeit, die Zahlung zurückzuhalten, bis du alle Informationen und die Revisionspläne bekommen hast. Und das ist dann die einfache Formel, um das Projekt vom Projektstart bis zum Abschluss zu bringen.

 

Im klassischen Projektmanagement wird häufig der so genannte Wasserfall-Ansatz verwendet, bei dem jede Phase sequentiell auf die vorherige folgt. Es gibt jedoch auch andere Projektmanagementmethoden, wie z. B. agile oder hybride Ansätze, die flexibler sind und ein interaktives Vorgehen ermöglichen. Wichtig ist, dass das Projektmanagement je nach Art, Umfang und Komplexität des Projekts variieren kann. Es gibt verschiedene Projektmanagement-Frameworks und -Methoden, die an die spezifischen Anforderungen angepasst werden können.

 

Spezifisches Immobilien Projektmanagement

 

 

Wie unterscheidet sich ein Immobilienprojektmanagement vom klassischen Projektmanagement? Die spezifischen Immobilienprojekte unterscheiden sich eigentlich dadurch, dass sie in Phasen im Projektmanagement gegliedert werden. Hier sehe ich das Beispiel der SIA-Phasen, wo das Projekt etwas strukturiert wird. Man kann nicht von Anfang an das ganze Projekt in der ganzen Tiefe definieren. Das heisst der Parkett oder die Türklinke kann nicht zu Beginn definiert werden. Von einem hohen Niveau aus muss man sich immer weiter herantasten und immer genauer werden. Um das etwas strukturierter zu machen, gibt es die 6 Phasen der SIA. Denn im Laufe des Prozesses werden sich bestimmte Themen verschieben. Entscheidungen, die man getroffen hat, werden wieder zurückgenommen, korrigiert. Und das hilft uns sehr, richtig und fair vorzugehen, damit wir in die richtige Tiefe gehen.

SIA- Phase 1: Strategische Planung

Die erste Phase beim Projektstart beschäftigt sich mit der strategischen Planung. Wir haben ein Portfolio, was gibt es da für Lösungsansätze? Als Bauherr überlegt man sich, was will ich überhaupt mit der Immobilie erreichen? Welchen Nutzen soll sie mir bringen? Welche Bedürfnisse gibt es dann? Und so kann man anfangen, ein Projektpflichtenheft, ein Projekthandbuch zu erstellen, damit man dann auch mit den Architekten, Generalunternehmern oder Totalunternehmern so weit ist, um ein Immobilienprojekt umsetzen zu können.

SIA-Phase 2: Vorstudie

Die Vorstudie ist Phase 2. Hier wird dann ein effektiver Plan gemacht mit dem man mit den Architekten oder dem Baumanagement in das Projekt Bauprojekt übergehen kann.

SIA-Phase 3: Projektierung

Die nächste Phase ist dann die Projektierung Bauphase, die auch die ganze Baugenehmigung beinhaltet und natürlich in die Phase vier übergeht, in die Ausschreibung.

SIA-Phase 4: Ausschreibung

Hier muss man sich entscheiden, welche Organisation und welche Form man für die Umsetzung haben möchte. Ist das ein Gewerbetreibender mit einem einzelnen, also ein Planer, Architekten Fahrplan, ein Generalplaner oder dann die anderen Modelle von Generalunternehmer oder Totalunternehmung?

SIA-Phase 5: Realisierung

Phase fünf ist die ganze Realisierung und Umsetzung.

SIA-Phase 6: Bewirtschaftung

Die Bewirtschaftung / Management ist in Phase 6 zu finden.

 

Der Projektstart

 

 

 Projektpflichtenheft und -handbuch

Das Projektpflichtenheft und das Projekthandbuch sind die richtigen Instrumente, um auch den Nutzen, die Anforderungen schriftlich zu verifizieren, und  niederzuschreiben. Sie sind als Auftrag an die Planer oder an die Firmen, die dein Projekt umsetzen, als Verpflichtung zu geben. Und in den Werkverträgen definieren diese, was das Projekt überhaupt haben soll und in welcher Qualität.

Machbarkeitsstudie und Wirtschaftlichkeitsberechnung

Der zweite Punkt ist das Thema Machbarkeitsstudien und eine erste Wirtschaftlichkeitsberechnung. Das Projekt kann nur gut starten, wenn du von Anfang an in einem Flächennutzungsplan die rechtlichen Möglichkeiten kennst. Auch die Wirtschaftlichkeit sollte man weitestgehend schon kennen. Wenn du in die falsche Richtung gehst und das Projekt ist zwar gut und entspricht deinen Anforderungen, aber du kannst es nicht finanzieren, dann überarbeitest du das Projekt nochmals bis es in die richtige Richtung geht. Du brauchst eine erste Machbarkeitsstudie mit einer einfachen Wirtschaftlichkeitsberechnung, die im Prozess und auch im Projekt immer wieder aktualisiert werden und man am Laufen hält. Aber am Anfang des Projektes muss dir klar sein, welche wirtschaftlichen Fakten und Kennzahlen dahinter stehen. Ist das überhaupt mit den Flächen, mit den rechtlichen Parametern, mit den baurechtlichen machbar? Dann hast du eigentlich ein Paket, mit dem du zum dritten Punkt gehen kannst.

Finanzierung

Der dritte Punkt ist die Finanzierung. Du musst schon in einer frühen Phase die Grundkonstruktion, die Grundgrösse finanziert haben. Es braucht eine Zusage von einem Investor, einer Bank oder einem Finanzierungsinstitut, damit du die Grössenordnung kennst. Ich habe schon einige Male erlebt, dass die Baugenehmigung da ist, aber die Kunden kriegen das Geld nicht, weil sie sich einfach nicht darum gekümmert haben und gedacht haben, Immobilien ist ein tolles Geschäft, das geht schon. Man muss sich am Anfang mit einer Bank oder mit einem Finanzierungsinstitut zusammensetzen, um die Rahmenbedingungen und die Tragfähigkeit von dir oder deiner Immobiliengesellschaft zu kennen.

Projektteam

Als Bauherr bist du nur so stark, wie das Projektteam ist. Es ist also entscheidend, welche Partner du wählst. Ob das jetzt Architekten sind, ob das Fachleute sind, ob das GU’s oder TU’s sind. Jeder hat seine Vor- und Nachteile. Entscheidend ist, dass du wirklich mit jemandem zusammenarbeitest, der ehrlich ist, der authentisch ist und der auch bewiesen hat, dass er es kann. Wie schaffst du das? Es gibt viele Leute wie uns, die in der Branche arbeiten. Frag nach Referenzen, nimm das Telefon in die Hand und informiere dich, wie diese den Partner erlebt haben, welchem du gerne den Auftrag erteilst. So findest du heraus, wie sie arbeiten und du bekommst das beste Gefühl.

Rechtliche Parameter

Der fünfte Punkt ist das Thema Recht und Grundbuch. Es ist kein Geheimnis, dass die öffentlich-rechtlichen Sachen, aber die privat-rechtlichen Sachen, im Grundbuch stehen. Jeder kann einen Grundbuchauszug bestellen, ob man Grundstückseigentümer ist oder nicht. In diesem Auszug aus dem Grundbuch steht was die rechtliche Belastungen sind, Anmerkungen und was muss man bei anderen Themen noch beachten muss. Auf jedem Grundstück hat es irgendwelche Dienstbarkeiten, manchmal eine Belastung, manchmal ein Recht. Deshalb muss man genau anschauen, was das Grundstück zu leisten hat oder welche Einschränkungen es gibt. Ich kann nicht verstehen, dass Bauherren zu uns kommen und sagen, ich habe nicht gewusst, dass ich da ein Baurecht oder eine Belastung habe. Und was auch wichtig ist, der Grundbuchauszug alleine gibt dir noch keine Auskunft. Du brauchst höchstwahrscheinlich jeden Dienstbarkeitsvertrag einzeln.

Ressourcen

Es müssen genügend Ressourcen vorhanden sein, um ein Projekt voranzutreiben. Wenn das nicht der Fall ist, dann melde dich bei uns. Ich zeige dir gerne, wie du vorgehen kannst, denn es ist, wie ich am Anfang gesagt habe, keine Nebenbeschäftigung, irgendein Immobilienprojekt zu machen. Es geht immer um viel Geld. Man muss das ernsthaft machen. Man muss mit Herzblut dabei sein, um wirklich so ein Projekt zu machen, zu begleiten, zu wollen. Also es ist wichtig, sich dessen bewusst zu sein und es wirklich Schritt für Schritt zu machen.

 

 

Ich hoffe, ich konnte dir eine gute Übersicht zum Thema Projektstart geben. Falls es dir gefallen hat, hinterlasse mir doch egal auf welchem Portal eine Bewertung und Teile diesen Beitrag damit auch weitere Personen von diesem KnowHow profitieren können. Solltest du noch eine Frage zu einem anderen Thema haben, hinterlasse mir gerne ein Feedback in den Kommentaren, dann können wir gezielt auf deine Frage eingehen.

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