Im heutigen Beitrag erkläre ich die wichtigsten Grundsätze für digitale Verträge, deren e-Signatur und verschaffe dir einen Überblick über die verschiedenen Tools. Verträge hin und her zu schicken und von Hand zu unterzeichnen kann ganz schön viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies ist heute durch die e-Signatur und den vielen Tools nicht mehr nötig. Aber was genau darf ich nutzten und welche Tools helfen mir dabei?
Digitale Verträge – Einleitung
Lass uns doch die Verträge digital unterzeichnen. Mit diesem euphorischen Satz bin ich vor zwei Jahren gestartet. Ich wollte einen Totalunternehmervertrag mit der SwissID digital visieren lassen. Ich ging zur Post wollte ein Login machen, aber leider hatte die Postmitarbeiterin keine Ahnung von was ich sprach. Der über 1000 Seitige Vertrag haben wir dann auf einen CD gebrannt und bei einem Notar hinterlegen lassen. Nichts mit Digitalisierung und digitaler Unterschrift. Doch 12 Monate später sieht das schon ganz anders aus. Die gesetzlichen Grundlagen für digitale Verträge sind geschaffen und die Tools vorhanden. Leider kann man aber nicht alles machen und darum ist Signatur nicht gleich Signatur.
Die Nachfrage nach digitalen Verträgen und digitalem Unterzeichnen steigt. Es gibt breites Angebote an e-Signaturen. Doch rechtlich gesehen ist e-Signatur nicht gleich e-Signatur. Gerne zeige ich dir was zu beachten ist, damit deine Offerten, Werkverträge, Architekturverträge, Totalunternehmer- oder Generalunternehmerverträge korrekt elektronisch abgeschlossen werden können, oder Kaufverträge wo das eben nicht geht.
Als erster Tipp von mir: Egal ob physische Verträge oder digitale Verträge du brauchst ein Vertragsmanagement, denn auch die digitalen Verträge werden nicht einfach von den beteiligten Personen unterschrieben. Wenn du dich jetzt fragst was ein Vertragsmanagement ist, dann schaue doch den Beitrag an über das Vertragsmanagement.
Gerne gebe ich dir einen Überblick über die folgende Themen.
- Gesetzliche Grundlagen – Gesetzt
- Unterscheidung von Unterschriften
- e-Signatur Angebot und Lösungen
- Übersicht Formanforderungen
Gesetzliche Grundlagen – Gesetz
Im Art. 1 Abs. 1 des Schweizer Obligationenrechts (OR) ist geregelt, dass ein Vertrag durch übereinstimmende gegenseitige Willenserklärung der Parteien zustande kommt. In welcher Form diese Willenserklärung sein muss, steht in den meisten Fällen frei.
Grundsätzlich haben Verträge keine Formvorschrift. Allgemeine Verträge können auf Papier, aber auch etwa per E-Mail, mündlich oder in irgendeiner anderen Form abgeschlossen werden. Ausnahmen vom Grundsatz der Formfreiheit bestehen, wo das Gesetz für gewisse Vertragsarten eine Formvorschriften vorsieht z.B Art. 11 OR oder wo die Parteien eine bestimmte Form für den Vertrag oder Vereinbarung vorbehalten Art. 16 OR.
Unterscheidung von Anforderungen für Unterschriften
Die Anforderungen sind, wie einleitet kurz erwähnt, unterschiedliche. Es geht von der Formfreiheit bis zur öffentlichen Beurkundung. Im Grundsatz werden 4 Arten von Anforderungen unterschieden:
- Formfreiheit
- Einfache Schriftlichkeit
- Qualifizierte Schriftlichkeit
- Öffentliche Beurkundung
Formfreiheit
Bestehen keine gesetzlichen oder vereinbarten Formvorschriften gilt die Formfreiheit. Diese Form gilt bei den meisten Verträgen. Die Parteien sind frei in welcher Form sie den Vertrag abschliessen wollen. Bei Formfreiheit können Verträge mündlich oder unter gewissen Umständen bekommen diese sogar stillschweigend Gültigkeit.
Somit sind Signaturen von Hand bei unterzeichneten Urkunden gültig, aber auch e-Signaturen, E-Mails und sogar WhatsApp Zustimmungen. Wichtig ist bei allen Formen die Beweisbarkeit, bei den e-Signaturen und in den meisten Fällen auch die Emails werden gesichert und systematisch abgelegt. Bei SMS oder WathsApp muss dies aber auch nachweisbar sein.
Einfache Schriftlichkeit
Die einfache Schriftlichkeit für Verträge oder Vertragsklauseln welche z.B. eine Forderung abtreten möchten oder müssen Art. 165 OR oder für bestimmte Klauseln in Arbeitsverträgen, wie z.B. Konkurrenzverbote Art. 340 OR schreibt das Gesetz die Schriftform vor. Im Grundsatz meint das Gesetzt eine physische Urkunde, welche die Willensäusserung enthält und durch alle relevanten Parteien handschriftlich unterzeichnet ist Art. 13 f. OR.
Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist gemäss Art. 14 Abs. 2bis OR die qualifizierte elektronische Signatur (QES) welche eine eingescannte Version der handschriftlichen Unterschrift ist.
Qualifizierte Schriftlichkeit
Für gewisse Verträge gilt neben der einfachen Schriftlichkeit auch die Erfüllung weiterer inhaltlichen oder formaler Kriterien. Dies können z.B. Kündigungen von Wohn- und Geschäftsräumlichkeiten durch den Vermieter sein oder Bürgschaftsverträge nach Art. 493 OR.
Öffentliche Beurkundung
Bei diesen Verträgen z.B. Kaufverträge für Grundstücke, ist eine öffentliche Beurkundung durch den Notar zwingend Art. 216 OR. Hier gibt es nach meinem Wissensstand noch keine Möglichkeit diese digital zu signieren.
Digitale Verträge / e-Signatur Angebot und Lösungen
Es gibt ganz viele Softwarehersteller die e-Signaturlösungen für digitale Verträge anbieten. Es ist nicht ganz leicht die Unterschiede herauszufinden. Wichtig dabei ist, für ein Geschäfts wo die Daten gesichert werden, dass die Berechtigungsstruktur für Mitarbeiter eingestellt und diese aktiv nachverfolgen werden kann, damit auch alle die Verträge zeitnah unterschreiben.
In der Schweiz regelt das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) die Arten von e-Signaturen und die Anforderungen:
Somit unterscheiden wir in folgende Arten von e-Signaturen:
- die einfache elektronische Signatur (EES)
- die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- die geregelte elektronische Signatur (GES)
- die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die verschiedenen Arten unterscheiden sich in der Funktionalität und den Sicherheitsstandards. Die ESS Anforderungen sind am tiefsten und die QES am höchsten.
Einfache elektronische Unterschrift (EES)
Dies kann z.B. ein eingescanntes Unterschriftbild sein. Sie haben das gleiche Problem, dass die Gültigkeit der Vertragsunterschrift zu überprüfen und zu vergleichen ist. Wenn es zu einem Gerichtsverfahren kommt, muss die Unterschrift geprüft und analysiert werden.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) & geregelte elektronische Signatur (GES)
FES & GES sind bis Dato nicht weiter geregelt. Daher müssen die Vertragsparteien auch hier erneut vor Gericht beweisen, dass sie unterschrieben haben. Das Gericht wird einen Spezialisten beauftragen die FES zu prüfen. Die Swisscom z.B. macht eine Prüfung mit ihrem Tool. Sie prüft die Identifizierung/Registrierung von Personen, die Dauer der Archivierung (nur sieben Jahre) und die 1-Faktor-Authentifizierung für die Unterschrift im Gegensatz zur 2-Faktor-Authentifizierung (so könnte ein gestohlenes mobiles Smartphone für eine Unterschrift verwendet werden).
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES ist die höchste Qualifizierung. Im Gegensatz zu EES und den anderen Arten ist die gültige QES zu überprüfen, z.B. mit einem Validator der Schweizer Bundesverwaltung. Die Vertragsparteien müssen im Zweifelsfall nicht vor Gericht gehen. Nur wenn jemand den geprüften Vertrauensdienst generell anzweifelt, ist dies ein harter Beweis. QES e-Signaturnachweise und Protokolle werden so lange aufbewahrt, wie es für alle handels- und steuerrechtlichen Dokumente im Geschäftsbuch vorgesehen ist.
Mit dem QES Verfahren wird die Person qualifiziert, mit einem Zeitstempel versehene, die Bestätigung der Identität des Unterzeichnenden und der Echtheit der elektronischen Daten, auf denen sie angebracht wird.
Dieses Verfahren ist gemäss Art. 14 Abs. 2bis OR der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt und erfüllt damit das Schriftformerfordernis nach Gesetz; sämtliche andere Arten von e-Signaturen genügen dem Schriftformerfordernis nicht.
Digitale Verträge – anerkannte Anbieterin von Zertifizierungsdiensten.
Aktuell gibt es in der Schweiz vier Anbieterinnen von QES-Diensten welche eigentlich auf der BAKOM Webseite aufgeschaltet werden müssten (vgl. Liste auf der Webseite des BAKOM) . Dieses sind leider nicht ganz aktuell: die Swisscom (Schweiz) AG, die Quovadis Trustlink Schweiz AG, die SwissSign AG und das Bundesamt für Informatik. Die aktuelle Liste findest du auf EasyGOV der Schweizerischen Eidgenossenschaft.
Die bekannten-e-Signaturlösungen wie Dropbox, AdobeSign, DocuSign, SignNow, Adobe etc. sind für die EES Standart in Ordnung. Für eine QES ist hier eine Liste:
- DeepSign, DeepCloud AG DeepSign
- Swisscom (Schweiz) AG:
Signing Service – Swisscom Trust Services AG
Skribble – Rechtsgültig elektronisch signieren - QuoVadis Trustlink Schweiz AG:
DigiCert+QuoVadis | Switzerland (quovadisglobal.com) - SwissSign AG:
Elektronische Signatur | SwissID Sign - PrivaSphere AG:
PrivaSphere Sign & Send - eSignR
Software für vertrauliche rechtsgültige digitale Signaturen nach eIDAS und ZertES - Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT (nur für Behörden, ausschliesslich mit Klasse A Zertifikaten):
Swiss Government PKI (admin.ch)
Für die EU ist die eIDAS-Verordnung.
Ich hoffe, ich konnte dir eine gute Übersicht zum Thema digitale Verträge geben. Falls es dir gefallen hat, hinterlasse mir doch egal auf welchem Portal eine Bewertung und Teile diesen Beitrag damit auch weitere Personen von diesem KnowHow profitieren können. Solltest du noch eine Frage zu einem anderen Thema haben, hinterlasse mir gerne ein Feedback in den Kommentaren, dann können wir gezielt auf deine Frage eingehen.
