Diese Woche habe ich in einem unserer Projekt mit ganz vielen Änderungen zu tun. Das Projekt ist bereits in der Submissionsphase. Dies ist natürlich nicht optimal. Jede Änderung stört den Ablauf, kann zu Fehler führen und hat Kosten- & Terminfolgen. Es ist ein Ratenschwanz mit ganz vielen negativen Punkten. Jede Änderung ist mühsam für alle Beteiligten.
Ein Immobilienprojekt ohne Änderung ist nicht realistisch. Entsprechend sollte der Bauherr ein einfaches Änderungsmanagement installieren. Wir als Bauherrenvertreter, führen ein Änderungsmanagement um für alle Beteiligten die Arbeit möglichst einfach und klar zu halten. Dabei sind Entscheidungen, Verbindungen zu Kosten & Termine und Qualitätsfolgen, welche die Änderung mit sich bringen könnte, klar aufzulisten.
Herausforderungen von Änderungen
Die Herausforderung im Änderungsprozess ist es, so viele Änderungen wie nötig konsequent durchzuführen & umzusetzen und so wenige wie möglich zuzulassen. Dies ist widersprüchlich, aber bei einen „Prototypen“ eines Bauwerkes immer wieder nötig. Da sich das Projekt über einen längeren Zeitraum hinauszieht und im Prozess viele neue Erkenntnisse kommen, die so zu einer Verbesserung, sprich Änderung führen, ist dies unumgänglich.
Der Änderungsprozess
Wichtig ist, dass Änderungen strukturiert durchgeführt werden. Der grösste Fehler passiert immer dann, wenn Änderungen nur teilweise vollzogen werden. Das heisst, wenn z.B. nur beim Elektroplaner die Änderungswünsche mitgeteilt werden und der Elektriker oder Baumeister keine Infos darüber hat. Durch den gesteuerten Prozess entsteht ein hohes Mass an Transparenz und vermeidet Doppelspurigkeit. Das Ergebnis ist eine ressourcenschonende Umsetzung von Änderungen und Vermeidung von Frust innerhalb des Projektteams. Um den Prozess zu installieren ist es wichtig die Schritte nachvollziehbar zu benennen, zu dokumentieren und allen Beteiligten zu kommunizieren.
Aufgaben im Änderungsprozess
Im Änderungsprozess sind Projektleiter, Bauleiter, Architekten, Fachplaner, Unternehmer und wir als Bauherrenvertreter beteiligt. Dabei muss klar definiert werden, welche Person die Aufgabe inne hat die Änderungen zu managen. In der Regel übernimmt der Projektleiter oder Architekt dies. Diese Person ist dafür verantwortlich, die Änderungen zur bis zur Umsetzung bzw. Ablehnung zu steuern.
Prozessschritte
1. Änderung wird angemeldet
Im ersten Schritt geht es darum, eine potenzielle Änderung zu identifizieren. Von einer Änderung ist immer dann auszugehen, wenn eine signifikante Abweichung von der ursprünglichen Planung eine Überarbeitung der Planung notwendig macht. Da davon üblicherweise mehr als nur eine Person betroffen ist, muss sichergestellt werden, dass alle anderen Mitglieder des Projektteams rechtzeitig beteiligt werden. Außerdem müssen Planänderungen von der Projektleitung oder in Ausnahmen je nach Tragweite zumindest von der Teilprojektleitung genehmigt werden und dürfen keinesfalls selbständig und unabgestimmt durchgeführt werden.
2. Änderungsantrag formulieren
Wurde ein Änderungsbedarf identifiziert, so ist der Änderungsinitiator verpflichtet auf der entsprechenden Vorlage einen Änderungsantrag zu dokumentieren. Durch Verwendung einer Vorlage soll sichergestellt werden, dass alle relevanten Überlegungen und Abwägungen rechtzeitig getroffen werden und kein wesentlicher Punkt vergessen wird. Grundsätzlich sollten Änderungsanträge zwar vollständig aber gleichzeitig auch so knapp und präzise wie möglich formuliert werden.
3. Änderungsantrag besprechen
Liegt der Änderungsantrag vollständig ausgefüllt vor, kann er vom Projektteam unter der Federführung der Projektleitung beraten und bewertet werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass alle Beteiligten die Möglichkeit haben, ihre Ideen mit einzubringen, um eventuell auch bessere Problemlösungen zu finden, als dies dem Änderungsinitiator alleine möglich war. Außerdem muss auch untersucht werden, ob und wenn ja, auf welche Weise andere Bereiche betroffen sind. Ggf. muss abgewogen werden, ob sich eine Änderung dann noch lohnt oder ob ein Festhalten am Plan eventuell nicht doch sinnvoller ist.
4. Änderungsantrag entscheiden
Im Anschluss an die Beratung und Bewertung des Änderungsantrages ist dieser zu entscheiden. Das letzte Wort in diesem Zusammenhang steht der Projektleitung zu. Entweder wird der Änderungsantrag genehmigt oder er wird abgelehnt. Als Mittelweg kann eine Überarbeitung gesehen werden, die eine erneute Beratung und Bewertung nach sich zieht. Im Falle einer Genehmigung muss festgelegt werden, wer für die nächsten Schritte verantwortlich ist und bis wann diese abgearbeitet werden müssen.
5. Änderung umsetzen
Nach der Genehmigung der Änderung müssen alle betroffenen Dokumente unverzüglich und entsprechend geändert werden. Welche das im Einzelnen sind, wurde bereits vom Änderungsinitiator im Änderungsantrag dokumentiert. Dieser Schritt ist deshalb so wichtig, weil an dieser Stelle sonst eine Inkonsistenz des Projektmanagements droht, die weit reichende Folgen hat. Im Worst Case droht nicht nur Intransparenz, sondern auch eine in sich widersprüchliche Planung und Dokumentation. Dadurch kann die Erreichung der angestrebten Projektziele signifikant gefährdet werden.
Dokumentation
Aus Sicht des Bauherrenvertreters oder des Bauherrn, ist das Änderungsmanagement ein wichtiger Prozess, der in jedem Projekt installiert werden sollte. Wichtig dabei ist alles gemäss den erwähnten Punkten zu dokumentieren und die Akten abzulegen.
Vorlage Änderungsvorlage / Nachtragsvorlage
Liste und Inhalte der Nachträge / Änderungen:
- Nachtragsnummer
- Datum
- Titel
- Auslöser z.B. Bauherr, Planung, Unternehmer
- Status
- Beschreibung der Änderung
- Datum der Genehmigung oder Ablehnung
- Verantwortliche Person für die Umsetzung
- Terminliche Auswirkungen
- Kostenfolgen z.B. von wem?
- Unterschrift
Wenn ihr als Bauherren diese Punkte beachtet, werdet ihr im Sinne von Änderungen die dann zu einem Nachtrag führen, immer transparent unterwegs sein. Bezüglich den Kostenfolgen und wie ihr Euch in der Submission der Arbeiten schützt, verweise ich gerne auf den Podcast „Mehrkosten & Ressourcenengpässe“ In diesem wird das Thema der Kosten vertieft.
Ich hoffe, ich konnte dir eine gute Übersicht zum Thema Änderungsmanagement geben und würde mich natürlich über eine positive Podcast-Bewertung freuen.
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